Comment réussir une transformation numérique grâce aux tâches répétitives

Les dirigeants d’une compagnie de développement logiciel voulaient effectuer une transformation numérique et transférer tous leurs services sur le nuage. Pour ce faire, ils ont procédé à un déménagement numérique, c’est-à-dire qu’ils ont pris tous les services qu’ils avaient déployés sur les serveurs internes et les ont déplacés dans une configuration similaire sur l’infonuagique. C’est une approche qu’on appelle « lift and shift » en anglais.

Le fournisseur de la compagnie a coopéré et a donné au client ce qu’il demandait. Cependant, au final, la facture mensuelle a été plus élevée, ce qui ne correspondait pas aux attentes du client.

Le fournisseur avait-il tort? Non.

Le but d’un fournisseur est de donner au client ce qu’il veut et de le facturer en conséquence. Le fournisseur ne va pas nécessairement s’assurer que le client prend les bonnes décisions. En complétant une vente, il remplit son rôle.

À l’époque de l’achat de serveurs physiques, c’était une approche adéquate. Par contre, une transformation — le mot l’indique — implique un changement important. C’est plus qu’un simple déménagement de serveurs.

Réussir une transformation numérique demande une nouvelle façon de penser

Le but d’une transformation numérique est de générer de la valeur, en mettant l’emphase sur le client. En d’autres mots, il faut que vous ayez un excellent retour sur investissement. Une transformation numérique doit s’effectuer avec une intention précise afin de ne pas s’avérer une dépense nette.

Lorsque vous travaillez avec un partenaire au lieu de travailler avec un fournisseur, le rôle du partenaire est de vous éduquer. En effet, le partenaire doit comprendre les limites et les capacités de son produit afin de pouvoir vous expliquer :

Les possibilités de la plate-forme. En général, une plate-forme infonuagique offre plus de possibilités qu’un serveur maison.
Comment revoir vos services applicatifs. Une transformation numérique vers le nuage demande de repenser la façon dont les services sont créés et utilisés. L’infrastructure infonuagique comprend des services déjà intégrés, que le client n’a pas besoin de recréer.
Comment modifier les services existants pour utiliser le maximum de ce qui est offert par la plate-forme infonuagique.
Comment revoir les processus afin de transformer ceux qui sont des pertes de revenus pour le client. En particulier, le partenaire va cibler les processus manuels et coûteux qui rapportent peu à l’entreprise. Ou pire, ces processus peuvent constituer une fuite de profit.
Optimiser la sécurité pour éviter des pertes dues aux cyberattaques. Les cyberattaques exploitent souvent les failles de sécurité d’un environnement client-serveur. Dans une installation infonuagique, ces services de sécurité sont déjà en place, réduisant ainsi les risques de brèches. Il ne s’agit pas d’une panacée, mais une partie de la responsabilité n’est plus sur vos épaules.

En tirant pleinement avantage de services infonuagiques, vous pouvez simplifier de beaucoup les systèmes à gérer, tout en offrant un meilleur service à vos clients.

Une transformation numérique réussie doit bénéficier au client et pas seulement au fournisseur

Une transformation numérique doit se traduire par des gains substantiels et mesurables pour le client. Avant de procéder à une telle transformation, travaillez avec votre partenaire pour identifier les possibilités de retour sur investissement. Ces possibilités peuvent inclure:

Une réduction des coûts de licences. Avec une installation infonuagique, il est possible que le nombre de licences soit réduit car vous aurez besoin de moins de serveurs pour accomplir la même tâche.
Une réduction des coûts de serveurs. Au lieu de devoir procéder à l’acquisition de serveurs dont la performance diminue avec le temps, une transformation numérique s’appuie sur la mise à jour de serveurs par le fournisseur de services infonuagiques. Ainsi, la performance s’améliore avec le temps sans que vous soyez obligé de faire des investissements massifs. C’est un modèle de location plutôt qu’un modèle d’acquisition.
Par le biais de l’automatisation, une réduction du temps perdu par le personnel pour effectuer des tâches répétitives et coûteuses en efforts. Le personnel peut alors se concentrer sur des activités de plus grande valeur pour l’entreprise.
Le personnel passe moins de temps à gérer les mises à jour de systèmes et plus de temps sur l’application, ce qui apporte des bénéfices à l’entreprise.

Dans un modèle infonuagique, les tâches administratives telles que la mise à jour du système d’exploitation, l’installation de patches de sécurité et autres tâches répétitives d’administrateurs de systèmes sont prises en charge par le fournisseur de services. Les tâches mondaines et répétitives peuvent être prises en charge par une automatisation programmée. Cela permet au personnel de dédier leur temps à des activités qui génèrent plus de revenus pour l’entreprise.

Réussir la transformation numérique par l’automatisation des tâches répétitives

L’automatisation des tâches répétitives, connue sous l’acronyme RPA (robotic process automation), est une forme d’intelligence artificielle à bas prix. On crée un modèle de base et on l’entraîne à exceller dans une tâche spécifique. C’est l’équivalent de l’automatisation industrielle, mais appliquée aux affaires.

Cette approche démontre toute sa valeur lorsqu’elle permet d’automatiser une tâche qui est coûteuse en temps, mais rapporte peu à l’entreprise. RPA libère le personnel pour faire des tâches de supervision et de vérification plutôt que des tâches d’entrée de données.

Une implantation réussie de RPA donne les avantages suivants :

libère du temps humain et l’optimise avec du temps machine;
réduit les erreurs d’entrée de données dues aux distractions ou au manque d’attention;
exécute les tâches à la même vitesse en tout temps;
offre une disponibilité 24 heures sans coûts additionnels;
automatise certains processus en entier, ne laissant que des tâches de supervision périodique au personnel;
offre des outils permettant à n’importe qui d’automatiser certaines tâches sans devoir écrire du code et sans être un développeur de formation;
très souvent, génère des bénéfices en réduction de coûts ou en augmentation de revenus permettant de payer pour une portion de la transformation numérique.

Voici quelques applications démontrant comment la mise en place de RPA peut aider votre compagnie.

L’utilisation de RPA pour réussir une transformation numérique en PME

Dans une PME on oublie souvent que les tâches manuelles répétitives sont une source de perte de productivité. Ces tâches sont souvent nécessaires pour maintenir l’activité de l’entreprise mais n’offrent que peu de valeur pour l’effort qu’elles requièrent.

RPA peut contribuer à réduire ce gaspillage.

Traitement automatisé de CV

Une entreprise recevait des dizaines de CV par jour. Afin de déterminer lesquels étaient appropriés, une personne devait consulter la boîte de réception de courriels, consulter les CV et les classer adéquatement. Ce travail pouvait prendre plusieurs heures par semaine, surtout en période de recrutement.

Pour régler le problème, nous avons mis en place un RPA à l’aide de l’outil PowerAutomate (anciennement Flow) de Microsoft. Le nouveau processus automatisé surveille une boîte de courriels dédiée. Chaque fois qu’un courriel arrive, l’outil l’analyse et en extrait le CV, qui est déposé dans une base de données SharePoint. Une notification est alors envoyée à la personne responsable des embauches.

En plus de sauver du temps, le système permet de faire des recherches de mots-clés pour retrouver des CV spécifiques pour un poste à pourvoir. Il permet également aux ressources humaines de voir la progression de candidats lorsque ces derniers envoient des mises à jour de leur CV.

Traitement automatisé de comptes d’usagers

La gestion de compte usager peut s’avérer être un casse-tête sans fin dans une entreprise qui utilise plusieurs systèmes qui nécessitent chacun un identifiant par utilisateur. Nous voyons souvent le même type de problème : l’identifiant de l’utilisateur n’est pas le même dans tous les systèmes ; des fautes de frappe à l’entrée des données ; un accès inégal aux différents systèmes lors de l’embauche d’un nouvel employé.

Ce genre de problème apparaît lorsque le processus n’est pas normalisé ou n’est pas suivi à la lettre par l’équipe qui met en place un nouveau compte usager. Pour régler le problème, nous avons automatisé l’ajout et le retrait d’usagers à l’aide des outils d’automatisation de Microsoft.

Ainsi, lorsqu’un nouvel employé est embauché, le RPA crée et initialise tous ses comptes selon son profil d’employé. Dès son premier jour à son poste, l’employé a tous les accès dont il a besoin et peut être fonctionnel immédiatement.

Lorsque l’employé quitte la compagnie, le RPA désactive tous les accès usager et signale au gestionnaire que le compte de l’usager sera détruit dans une semaine. C’est alors au gestionnaire de prendre les mesures nécessaires pour conserver les données importantes de l’usager.

Ce système a normalisé l’ajout et le retrait des comptes, a réduit les erreurs et les oublis et a permis à l’entreprise de sauver temps et argent.

Entrée automatisée des factures dans le système comptable

Dans une petite entreprise qui reçoit entre 200 et 400 factures à gérer tous les mois, un RPA peut effectuer les tâches suivantes :

Consulter la boîte de courriel où arrivent les factures.
Reconnaître automatiquement le fournisseur et insérer les données des factures dans le système de facturation.
Procéder au paiement des factures avant leur échéance.

Au final, les membres de l’équipe de finance peuvent utiliser leurs talents pour offrir un meilleur service à la clientèle.

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Avant de procéder aveuglément avec une transformation numérique qui pourrait s’avérer coûteuse sans vous donner les bénéfices escomptés, contactez-nous. Nous prendrons le temps de vous écouter, de comprendre votre situation afin de vous proposer une solution qui répondra à la vision de votre entreprise et vous procurera des bénéfices qui sauront financer cette transformation.