10 changements d’esprit incontournables pour une bonne transformation

Depuis longtemps, vous subissez des compressions budgétaires. N’êtes-vous pas découragé de voir votre infrastructure informatique devenir obsolète ? Vous êtes parfaitement conscient de votre besoin de transformation, de modernisation. Vous savez également que votre état d’esprit doit évoluer pour que tous les éléments soient prêts pour cette transformation.

C’est sur cet aspect que nous pouvons vous aider. L’idée ici est de lancer la transformation de vos TI non pas en partant de votre environnement actuel, mais en partant de l’environnement visé.

Je vous partage donc quelques changements d’état d’esprit qui sont nécessaires pour assurer la réussite de votre projet de transformation.

1. Visualisez la cible avant de commencer à planifier

Vous ne commenceriez jamais à construire votre maison sans un plan. Alors pourquoi cela devrait-il être différent pour vos systèmes informatiques ?

Appliquons cette règle à votre environnement informatique, cette transformation vise-t-elle à :

Vous donner une connaissance approfondie de vos systèmes critiques ?
Vous distinguer de vos concurrents dans 5 ans ?
Générer un impact positif sur votre communauté d’utilisateurs, afin de les aider à en faire plus ?
Réduire considérablement la complexité et les coûts de vos systèmes informatiques ?
Devenir un centre d’innovation qui attirera naturellement de bons talents ?
Mieux gérer la croissance de votre entreprise ?

En quelques mots, avez-vous pris le temps d’établir la vision de votre département ? Avez-vous conçu le plan qui vous permettra de mettre en place cette vision ?

La définition de la vision est indéniablement la première étape de votre transformation.

2. La nécessité de changer les paradigmes de gestion

Un changement de paradigme dans la gestion de l’entreprise au sujet des TI est réellement important.

Évitez de ne choisir que les technologies les plus attirantes ou à la mode, votre environnement technologique ne peut pas être une collection de cloches et de sifflets. Si vous ne fonctionnez que de cette façon votre environnement risque de fonctionner, mais il ne sera malheureusement ni stable, ni sécurisé, ni facilement gérable.

L’architecture ne doit pas appartenir à une personne dans votre entreprise, toute votre direction doit être au courant du plan et de la façon dont elle peut l’appuyer. Tout comme les personnes qui sont concernées doivent être éduquées sur la technologie et la vision cible.

Je vois souvent des demandes provenant de départements TI qui ressemblent à : « Nous aurions besoin de cette technologie » alors qu’elles devraient plutôt être « Nous avons ce besoin. »

Choisir ses technologies de cette façon affecte la stratégie globale et induit souvent une complexité inutile.

Voici un excellent exemple, nous sommes en train de terminer un plan pour un client. Nous avons établi des règles d’engagements, des normes et ils sont prêts à aller avec un plan d’exécution. En parlant à un autre fournisseur, j’entends dire qu’ils les vendent sur ce dernier outil de gestion des données. Bien sûr, ledit outil est entièrement en dehors de la suite proposée.

Là, c’est la complexité induite.

Votre entreprise doit garder une ligne dure qui consiste à réduire et simplifier votre écosystème informatique, car cela sera le seul moyen d’améliorer la qualité de vos services. De plus avec la pénurie actuelle de talents que nous connaissons vous ne pouvez plus vous reposer sur vos spécialistes à l’interne qui sont probablement de moins en moins nombreux.

C’est pour cette raison qu’il faut gérer intelligemment.

3. Connaissez vos données intimement

Avant de réfléchir à votre architecture de cybersécurité, vous devez connaitre votre paysage. En ce qui concerne les systèmes informatiques, vous devez classer les données et les systèmes connexes dont ces données dépendent. Vous pouvez vous targuer d’avoir une excellente sauvegarde de toutes vos données, mais si elle se fait sur des disquettes 5 pouces 1/4, ça serait ridicule. C’est la même chose pour les systèmes informatiques la séquence de récupération de vos données doit être guidée par la priorité.

Pour illustrer tout cela, j’aime souvent prendre l’exemple d’une solution de sauvegarde. En tant qu’entreprise, estimez-vous que la liste de lecture du stagiaire a la même valeur que les données de votre client ? Ou les radiographies de votre patient ? Bien sûr que non.

Alors pourquoi les traitez-vous de la même façon dans votre solution de sauvegarde ?

4. La cybersécurité doit devenir votre fondement, et non une réflexion après coup

Une fois que vous avez une cartographie de vos données et des systèmes existants, la planification peut commencer. Avec ces informations vous êtes en mesure de créer une bonne stratégie de cyberdéfense.

Pour vous expliquer, je vais utiliser l’analogie de la cartographie.

Imaginons que vous possédez une terre de 10 kilomètres carrés et sur ce terrain, que vous appelez votre périmètre vous avez :

Un coffre-fort avec tous vos biens de valeur,
La maison familliale
Le puits qui vous fournit de l’eau
Un vieux hangar
Un camp de chasse abandonné

Qu’allez-vous protéger en priorité ? Probablement pas le vieux hangar. Vous pouvez définir un mur d’enceinte autour de votre périmètre au complet, mais que se passe-t-il si l’attaque vient de l’intérieur, du vieux hangar ?

Qu’allez-vous faire ?

Il en va de même pour vos systèmes informatiques et vos données. Si vous perdez tout, que récupérez-vous en premier ? Quelles sont les informations auxquelles vous devez avoir absolument accès ? Quelles sont leurs dépendances entre elles ?

C’est lorsque vous avez réfléchi à tous ces points que vous pouvez commencer à construire une architecture de cybersécurité robuste.

5. La nécessité de permettre à votre équipe de créer l’avenir

Certaines entreprises aiment faire appel à des firmes de consultation expertes pour transformer leur informatique. J’ai des réserves au sujet de ce modèle.

Et ne le prenez pas mal, j’ai moi-même pendant longtemps travaillé pour ce genre de firme et transformé les systèmes des autres. Donc, encore une fois, je vais à l’encontre du dogme.

Les raisons qui me poussent dans cette direction sont les suivantes :

Qui sait mieux que quiconque comment fonctionne votre entreprise pour ce qui touche à la transformation numérique ? Votre équipe TI, bien sûr. Elle connait les façons de faire de votre entreprise depuis des années. Elle est naturellement mieux informée de l’ensemble des systèmes, des dépendances et des personnes impliquées dans le projet de transformation.
Qui devra maîtriser vos environnements pour les entretenir dans le futur ? Encore une fois, votre équipe informatique.

Si vous les impliquez, vous constaterez que vous pourrez faire bouger les choses plus facilement et que votre équipe aura le sentiment de faire une différence et de contribuer. Il n’existe pas de valeur financière pour ce sentiment, mais cela vous permettra indéniablement de valoriser votre personnel actuel et probablement de les fidéliser.

6. Votre équipe doit devenir experte dans de nouvelles technologies, et gérer le projet

Vous pourriez argumenter que votre équipe en place ne connait rien à la nouvelle technologie que vous pensez mettre en place. Là encore, je vous rappelle que c’est cette même équipe qui devra gérer cette technologie à la fin du projet et qui devra donc la maîtriser parfaitement. Alors, si votre transformation implique de nouvelles technologies, demandez à votre équipe de se former à l’avance et de montrer la voie au reste de l’entreprise. Encouragez-les à demander le soutien de personnes qui maîtrisent déjà cette technologie, mais au final laissez-les tenir les rênes.

Vous pouvez penser que les membres de votre équipe informatique ont déjà des tâches à accomplir et qu’ils n’ont pas de temps à consacrer à un nouveau projet ou de nouveaux apprentissages, mais pensez-y :

Entre une technologie vieille de dix ans et le dernier cloud lequel de ces systèmes leur offrira de plus belles perspectives d’avenir ?
Si vous les maintenez dans l’ancien système, resteront-ils travailler pour votre entreprise plus longtemps ?
Si vous ne les formez pas et n’encouragez pas leur développement, sont-ils plus susceptibles de chercher de nouvelles opportunités d’emploi ?

Vous devez vous assurer que votre personnel est suffisamment et régulièrement mis au défi et qu’il a de la place pour grandir. Vos employés ont besoin d’espace et d’opportunités pour faire une différence. Cela réduira par la même occasion le cynisme qui touche le milieu de travail de nos jours, ce sentiment de ne pas contribuer ou de ne pas faire de différence dans l’entreprise.

7. Le changement d’état d’esprit doit aussi de faire dans les modèles d’approvisionnement

Les équipes responsables de l’approvisionnement dans votre entreprise doivent vous soutenir dans vos efforts de normalisation. Ils doivent approuver les nouveaux modèles proposés.

C’est la raison pour laquelle il est important de bien structurer vos RFP (demandes de propositions), car elles pourraient faire dérailler vos efforts.

Disons, par exemple, que vous avez besoin d’acheter de nouveaux serveurs pour rendre votre centre de données hybride avec le « cloud », votre RFP (demande de proposition) est lancé et décrit en détail toutes les exigences de votre projet. Malheureusement, une personne se plaint que votre RFP n’accepte pas sa plate-forme cloud et affirme que cela favorise sa concurrence. Votre service des achats examine le règlement et tente d’élargir le champ d’application pour satisfaire tout le monde.

Résultat : Vous avez maintenant un pont vers un nuage que vous ne vouliez pas.

Cet exemple est une fiction, mais le fait que les décideurs initiaux ne soient pas propriétaires du plan global peut être effrayant. Vous pouvez avoir la meilleure stratégie afin d’harmoniser votre portefeuille technique et finir avec une pizza composée de beaucoup d’ingrédients mélangés. Et donc en un rien de temps vous être de retour à la case départ.

Dans notre exemple, il aurait important de bien communiquer avec votre équipe du service des achats afin qu’ils comprennent les raisons des diverses exigences indiquées dans le plan. Qu’ils voient que vous ne cherchiez pas à être injuste ou à favoriser une partie, mais bien que vous vous organisiez pour assurer la cohésion de votre centre de données.

8. Concentrez votre attention et vos efforts sur votre actif le plus important : l’humain.

Une fois que vous aurez pris le temps d’examiner tout ce que vous avez planifié, il ne vous restera plus qu’à vous demander si ce projet sera bien accepté et intégré.

Le seul moyen de le vérifier est de vous assurer que toutes personnes qui vont participer ou être impactées sont enthousiastes à ce sujet ! Soyez clair sur ce que cela signifie pour eux, et formez-les correctement.

L’équipe de mise en œuvre peut être informée de ce qui sera déployé et ne pas avoir le choix, mais conserver le contrôle total du déploiement. L’équipe aura ainsi un plus grand sentiment d’appartenance. C’est un peu comme si elle ne choisissait pas la marque et le modèle de leur prochain véhicule, mais que vous lui laissiez choisir la couleur et les options.

Il n’est pas toujours évident de s’en souvenir, mais rappelez vous que cette transformation est aussi et avant tout faire pour d’autres personnes qui seront probablement un peu réfractaires au changement, mais qui n’attendent qu’une bonne raison et de la motivation pour monter à bord et participer.

9. Définissez l’intention en arrière de votre programme et de tous les projets

Vous devez définir le pourquoi en arrière de chaque projet. Aucune entreprise ne décide de faire un projet de mise à niveau à Windows 10 juste pour mettre à niveau les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables. Il y a forcément une raison plus large en arrière.

Voici quelques exemples de projets avec « intention » :

Pour aider votre équipe de première ligne à obtenir un service exceptionnel et donc placer le patient au cœur de votre transformation, vous lancez une initiative de modernisation des systèmes. Cette modernisation permet une meilleure fiabilité, mais aussi d’approfondir la sécurité et de simplifier la collaboration entre vos équipes.
Vous décidez d’harmoniser certains équipements de réseau afin d’améliorer le temps de réponse de vos équipes de réseautage, mais vous savez aussi que cela aura un impact positif sur la vitesse de mise en œuvre de tout futur projet de transformation.
Vous lancez une initiative de codage communautaire qui vise dans un premier temps à donner plus de pouvoir à vos « champions » techniques dans l’ensemble de vos services. Vous savez également que cela permettra à tous ceux qui veulent contribuer de partager leurs connaissances professionnelles. Le département informatique fournira les outils, la formation et les données nécessaires pour soutenir tout développeur citoyen au sein de notre entreprise.

10. Impliquer la communauté de vos utilisateurs

Votre communauté d’utilisateurs possède le pouvoir de faire ou défaire votre projet de transformation. Ils peuvent vous soutenir ou faire de votre projet un enfer. Quelle option préférez-vous ?

Blagues mises à part, vos utilisateurs ont besoin de sentir qu’ils comptent, qu’ils seront entendus. Pour ce faire, vous aurez besoin de mettre en place une bonne gestion du changement au sein de votre projet.

Cet aspect est crucial pour votre succès, sans cela, vous pourriez mettre votre investissement à risque.

Chaque entreprise possède sa propre culture mais elle n’est pas forcément immuable. Elle peut évoluer, être influencée et éduquée grâce à de bons spécialistes de la gestion du changement dont la fonction est de communiquer les changements envisagés et de s’assurer qu’ils sont correctement perçus.

Conclusion

Avant d’investir des millions de dollars dans votre transformation, prenez le temps de bien y réfléchir et de bien la planifier. Un bon nombre de grandes agences de conseil seraient plus qu’heureuses de recevoir ces millions, mais sauront-elles faire ce qui est dans votre intérêt.

Assurez-vous de choisir votre conseiller de confiance judicieusement !

Bonne semaine !